Logga in i portalen
En tryggare och mer säker kommunikation med kund
Intervju med Anna Hedin Göran på Kungälvs Revisionsbyrå
Anna Hedin Göran, ägare till Kungälvs Revisionsbyrå fokuserar på revision och rådgivning för små och medelstora företag. Idag är dem tre personer på byrån och har ett nära samarbete med Kungälvs Redovisning, som dessutom sitter i samma hus.
Kungälvs Revisionsbyrå har använt Accountecs byråportal i flera år och Anna minns inte riktigt hur hon kom i kontakt med byråportalen, men hon letade efter ett modernt sätt att kommunicera med företagets kunder.
Inom LR känd som ”portal-Anna”
Kungälvs Revisionsbyrå är medlem i LR Revision & Redovisning som är ett samverkande organ mellan lokalt ägda revisions- & redovisningsbyråer runt om i Sverige. LR har knutit ramavtal med Accountec och har även tillsammans med Accountec tagit fram en app för kunderna så att de kan logga in i portalen via telefonen, vilket Anna tycker är väldigt smidigt.
Inom LR har Anna gjort sig känd som ”portal-Anna” eftersom hon så ofta propagerar för byråportalen. Hon tycker verkligen att portalen har så många fördelar och önskar att fler inom LR vågade.
Inom LR känd som ”portal-Anna”
Kungälvs Revisionsbyrå är medlem i LR Revision & Redovisning som är ett samverkande organ mellan lokalt ägda revisions- & redovisningsbyråer runt om i Sverige. LR har knutit ramavtal med Accountec och har även tillsammans med Accountec tagit fram en app för kunderna så att de kan logga in i portalen via telefonen, vilket Anna tycker är väldigt smidigt.
Inom LR har Anna gjort sig känd som ”portal-Anna” eftersom hon så ofta propagerar för byråportalen. Hon tycker verkligen att portalen har så många fördelar och önskar att fler inom LR vågade.
”Man behöver ju inte göra det så komplicerat”, säger Anna. ”Man behöver inte börja med allt på en gång, utan kan t.ex. börja med att prova bara ärendehanteringen."
Själv gjorde Anna dock tvärtom och gick all in – mitt i brinnande högsäsong. ”Men det gick det med!” säger hon.
Har digitaliserat hela byråns verksamhet på ett säkert sätt
Anna säger att Kungälvs Revisionsbyrå är väldigt nöjda med portalen och att den har gjort att de nu nästan uteslutande arbetar med digitala filer.
Tidigare hade varje kund en fysisk kundpärm för varje räkenskapsår och det blev många pärmar i hyllorna. Nu jobbar de i stället med pdf:er och skickar alla filer via portalen. Varje kund får en digital årspärm som läggs in i dokumenthanteringen i portalen. Även inkomstdeklarationer och andra dokument skickas digitalt.
Har digitaliserat hela byråns verksamhet på ett säkert sätt
Anna säger att Kungälvs Revisionsbyrå är väldigt nöjda med portalen och att den har gjort att de nu nästan uteslutande arbetar med digitala filer.
Tidigare hade varje kund en fysisk kundpärm för varje räkenskapsår och det blev många pärmar i hyllorna. Nu jobbar de i stället med pdf:er och skickar alla filer via portalen. Varje kund får en digital årspärm som läggs in i dokumenthanteringen i portalen. Även inkomstdeklarationer och andra dokument skickas digitalt.
”En stor anledning till att vi hoppade på byråportalen var GDPR-biten - att på ett säkert sätt digitalt kunna skicka uppgifter som inte är möjliga att skicka via mail”, säger Anna.
Hon berättar att kunderna tycker att det är bra att ha allt material samlat på en plats. Det sparar dessutom miljön.
”Vi skriver nog ut en tiondel så många dokument som vi gjorde förr”, säger Anna.
Signering och materialinsamling funktioner som används mycket
Kungälvs Revisionsbyrå har några uppdrag med löpande redovisning och årsbokslut. I de uppdragen skickar Anna bland annat rapporter och signering av årsredovisningar via portalen.
Just signeringen är en funktion som hon använder jättemycket. "Det går t.ex. att välja turordning mellan olika dokument så att de signeras i rätt ordning, vilket verkligen underlättar”, säger hon och berättar att även hennes kunder upplever signeringen som väldigt enkel.
Även materialinsamlingen är en funktion som används flitigt av Kungälvs Revision. När de tidigare behövde skicka tio mail eller tio ärenden, ett för varje sak som behövdes, räcker det nu att göra ett samlat materialinsamlingsärende. ”Det är en otroligt bra funktion”, säger Anna som också uppskattar att det gör det så mycket lättare att gå tillbaka och följa historiken, i stället för att behöva leta i olika mailtrådar.
Kungälvs Revisionsbyrå har några uppdrag med löpande redovisning och årsbokslut. I de uppdragen skickar Anna bland annat rapporter och signering av årsredovisningar via portalen.
Just signeringen är en funktion som hon använder jättemycket. "Det går t.ex. att välja turordning mellan olika dokument så att de signeras i rätt ordning, vilket verkligen underlättar”, säger hon och berättar att även hennes kunder upplever signeringen som väldigt enkel.
Även materialinsamlingen är en funktion som används flitigt av Kungälvs Revision. När de tidigare behövde skicka tio mail eller tio ärenden, ett för varje sak som behövdes, räcker det nu att göra ett samlat materialinsamlingsärende. ”Det är en otroligt bra funktion”, säger Anna som också uppskattar att det gör det så mycket lättare att gå tillbaka och följa historiken, i stället för att behöva leta i olika mailtrådar.
”Även kunderna är väldigt positiva till materialinsamlingsärendet och upplever det som mycket enklare.”
Portalen ger rakare och säkrare kommunikation med kunderna
Anna gör numera ingen avrapportering till kund på annat sätt än i portalen. Kunderna får också ett bättre flöde på avrappporteringen och får bättre koll på vad de själva behöver göra.
Anna har svårt att välja ut en funktion när vi frågar om vad hon upplever är den största fördelen med portalen. Hon återkommer till både signeringen, dokumenthanteringen, materialinsamlingen och attestärendet, men landar till slut i att den största fördelen är att det blir en rakare och säkrare kommunikation med kunderna när allt är samlat på samma ställe. ”Dessutom känns det mycket tryggare, med tanke på cyberattacker och liknande”, säger hon.
Anna gör numera ingen avrapportering till kund på annat sätt än i portalen. Kunderna får också ett bättre flöde på avrappporteringen och får bättre koll på vad de själva behöver göra.
Anna har svårt att välja ut en funktion när vi frågar om vad hon upplever är den största fördelen med portalen. Hon återkommer till både signeringen, dokumenthanteringen, materialinsamlingen och attestärendet, men landar till slut i att den största fördelen är att det blir en rakare och säkrare kommunikation med kunderna när allt är samlat på samma ställe. ”Dessutom känns det mycket tryggare, med tanke på cyberattacker och liknande”, säger hon.
”Man kan använda portalen till så mycket!” säger Anna
Det finns funktioner som Kungälvs Revisionsbyrå ännu inte använder portalen till, t.ex uppdrag, som hanteras i ett annat program. Men Anna utesluter inte att även det kan göras i portalen i framtiden och hon är också nyfiken på en del nyare funktioner. Till exempel har hon börjat titta på resursplaneringen och använda den så smått. ”Det ser lovande ut – det blir höstens projekt”, säger hon och tror att det är en funktion hon definitivt kommer att ha nytta av.
Portalen ett säljargument i nya kundkontakter
Anna nämner också att byråportalen är en jättestor fördel när hon pratar med nya kunder. ”Jag trycker särskilt på säkerheten och att all dokumentation finns samlad på ett ställe”, säger hon.
Hon menar att pandemin har varit bra för digitaliseringen och har tvingat många kunder att lära sig. ”Folk har blivit mer öppna för digitala lösningar”, säger Anna.
Kungälvs Revisionsbyrå har även en del kunder som sitter på andra ställen i landet, t.ex. i Stockholm och byråportalen underlättar också samarbetet remote.
Portalen ett säljargument i nya kundkontakter
Anna nämner också att byråportalen är en jättestor fördel när hon pratar med nya kunder. ”Jag trycker särskilt på säkerheten och att all dokumentation finns samlad på ett ställe”, säger hon.
Hon menar att pandemin har varit bra för digitaliseringen och har tvingat många kunder att lära sig. ”Folk har blivit mer öppna för digitala lösningar”, säger Anna.
Kungälvs Revisionsbyrå har även en del kunder som sitter på andra ställen i landet, t.ex. i Stockholm och byråportalen underlättar också samarbetet remote.
”Med digital hantering och signering behöver vi inte träffas fysiskt lika ofta, och det sparar både tid och kostnader”, säger Anna.
Relaterade tjänster & system:
Intresserad? Boka ett möte med oss.
Klicka på knappen för att boka en kostnadsfri demo. Vi hörs!