System för redovisningsbyrå - så väljer du rätt när allt ska samlas på ett ställe

Vad är ett system för redovisningsbyrå?

Ett system för redovisningsbyrå, ofta kallat byråstöd eller byråportal, samlar byråns kunder, uppdrag, ärenden, dokument, tidrapportering och kundkännedom på ett ställe. Det är inte samma sak som ett bokföringssystem, som hanterar kundens bokföring. Ett byråsystem hanterar byråns eget arbete - vem som gör vad, när det ska vara klart och hur kunden kommunicerar med byrån.

Accountec byråportal är ett sådant system. Det är byggt för ekonomibyråer inom redovisning, revision och lön. Det används idag av över 450 byråer. Portalen består av tre delar - CRM och kundregister, byråstöd för det interna arbetet och en kundportal där byråns kunder loggar in.

Det här brottas byråerna med just nu

Redovisningsbranschen genomgår en av sina största förändringar någonsin. Fler byråer berättar samma sak. Högsäsongen känns tyngre för varje år, det är svårt att hitta och behålla erfarna konsulter och kunderna förväntar sig rådgivning, inte bara siffror. Fyra utmaningar återkommer gång på gång.

• Stress och deadlines
  Under högsäsong är arbetsbelastningen hög och det är svårt att hålla alla deadlines utan att jobba kvällar.
• Kompetensbrist
  Det är svårt att rekrytera erfarna konsulter, så byrån måste göra mer med färre resurser.
• Kunder som vill ha mer
  Kunderna efterfrågar rådgivning och snabbare svar, ofta för samma pris, men byrån saknar tid och verktyg.
• Hopp mellan system
  Varje växling mellan bokföringssystem, mejl, Excel och andra verktyg tar fokus och tid.

Det är just här ett bra system för redovisningsbyrå gör skillnad. Det tar inte bort kraven från kunderna, men det gör att du kan möta dem utan att jaga information på fem ställen.

Varför känns det så tungt att byta system?

De flesta byråer vet att det nuvarande sättet att arbeta tar för mycket tid. Ändå skjuts bytet upp. Skälen är ofta desamma, till exempel "vi har inte tid just nu", "det blir för krångligt" eller "vi väntar till efter bokslutet". Det är begripligt. Det nuvarande systemet är bekant och det okända känns alltid större än det är. Dessutom finns det sällan en lugn period. När deklarationerna är klara väntar bokslutet och efter det nästa momsperiod.

Men att stå still är inte gratis. Harvard Business Review har studerat hur mycket tid som går åt när medarbetare hoppar mellan olika system, och kom fram till knappt fyra timmar i veckan, ungefär fem arbetsveckor per år. För en byrå med sex konsulter kan det handla om hundratusentals kronor om året i tid som aldrig syns på någon faktura.

Det goda beskedet är att ett systembyte inte behöver ske på en gång. Du behöver heller inte byta ut alla system. Många som väljer Accountec byråportal börjar med ärendehantering och dokumenthantering och bygger sedan vidare i egen takt. System som fungerar bra i dag kan du behålla, eftersom Accountec kopplas ihop med branschens vanligaste system. Vill du se hur ett byte går till steg för steg finns det en guide och checklista för systembyte.

Kan jag inte bygga ett eget system med AI?

Frågan är rimlig och fler byråer ställer den idag. AI gör det enklare än någonsin att ta fram egna system och verktyg - en checklista här, ett litet kundregister där eller kanske en egen portal. Som komplement för en enskild uppgift kan det fungera bra. Men ett system som hela byråns arbete vilar på är något annat än ett verktyg. När du bygger själv kan det vara värt att ställa några frågor innan du bestämmer dig.

• Säkerhet och GDPR
  Var lagras kunddata, vem har åtkomst, och finns det ett avtal som täcker hur datan hanteras? Det är en vanlig fallgrop att konsulter klistrar in resultaträkningar, balansräkningar och SIE-filer i konsumentverktyg som ChatGPT eller Copilot, utan avtal med kunden och utan koll på var datan hamnar.
• Regelverk som ändras
  Vem håller ditt system uppdaterat när kraven kring penningtvätt, bokföring och deklarationer ändras?
• Kopplingar
  Digital signering med BankID, aktuell bolagsinformation och integrationer med bokföringssystemen måste fungera varje dag, inte bara på demon.
• Underhåll och support
  Vad händer under högsäsong när något slutar fungera, eller när personen som byggde systemet byter jobb? Vem svarar på kundernas frågor när de inte kommer in i portalen?

Du behöver inte välja mellan ett färdigt system och AI. Ett bra sätt att tänka är att välja ett färdigt system som byråns stabila grund, och sedan låta AI hjälpa dig inuti det. Det är tanken med Accountec AI co-worker. Du får hjälp med det tidskrävande arbetet, men datan stannar i en miljö som är byggd för byråer och som är GDPR-säker. Du väljer själv i vilken takt du vill använda AI. Du behöver inte använda den alls för att få nytta av resten av portalen.

Därför ska byråns arbete finnas på ett ställe

Det viktigaste ett system för redovisningsbyrå kan göra är att samla arbetet. När kunder, uppdrag, dokument och kommunikation ligger på olika ställen blir varje fråga en liten jakt. Vem svarade kunden? Var ligger underlaget? Är momsen redan inskickad? När allt finns på ett ställe ser du helheten - vem som gör vad, vilka deadlines som närmar sig och vilka ärenden som inväntar svar från kund.

Det ger tre konkreta vinster. Du slipper leta och hoppa mellan system, blir mindre personberoende, så att byrån blir mindre sårbar vid sjukdom eller semester. Till sist får kunden en tydlig väg in till byrån, vilket skapar ordning på båda sidor.

Accountec är navet. Det är här vi sammankopplar allt vi gör. Det är vårt byråstöd och CRM-system. Vi börjar dagen med att logga in i Accountec för att hålla koll på dagens alla aktiviteter.

- Sandra Böhmfeld, delägare på Actricia Ekonomibyrå

Det här ska ett system för redovisningsbyrå kunna

Olika byråer har olika behov, men sex funktioner gör störst skillnad i vardagen.

1. Ärendehantering som ersätter mejlen

Kundkommunikation som sker i mejl hamnar i någons inkorg och blir svår att följa. Med ärendehantering samlas dialogen med kunden i en GDPR-säker miljö där hela byrån kan se vad som pågår.

När ärendet kommer in via portalen kan alla anställda på byrån se det och den som är ansvarig plockar upp det. Är den personen borta kan någon annan ta det. Det fastnar inte i någons inkorg och det blir mindre som faller mellan stolarna, både hos byrå och hos kund.

- Alexander Malmström, ägare av DigiM Redovisning

2. Dokumenthantering utan letande

Årsredovisningar, deklarationer och löneunderlag är känsliga handlingar. I dokumenthanteringen laddar du upp, arkiverar och delar dokument med kunden på ett tryggt sätt, så att du slipper leta i mejlkorgen efter rätt bilaga.

3. Uppgifter med checklistor som checkar av sig själva

Varje månad och varje år återkommer samma moment - löpande bokföring, moms, arbetsgivardeklaration och bokslut. Med en uppgiftshantering skapar du en uppgift med tillhörande aktiviteter och deadlines, tilldelar ansvar och schemalägger den så att den startar av sig själv period efter period. Kopplar du på externa system kan aktiviteten bockas av automatiskt när arbetet är gjort. Om kunden inte har lämnat underlag skickas påminnelser tills aktiviteten är klar. Du får en samlad översikt över byråns alla uppgifter och det är skillnaden mellan att veta att en deadline närmar sig och att upptäcka att den har passerat.

4. Kundkännedom (KYC) och regelefterlevnad

Penningtvättslagen ställer krav på att byrån känner sin kund. Med kundkännedom (KYC) och AML ligger arbetet i flödet i stället för i ett separat system. Du identifierar företagsledare, hämtar aktuell information från Bolagsverket och screenar mot PEP- och sanktionslistor.

5. Tidrapportering byggd för byråer

De flesta system för tidrapportering är byggda för alla branscher. Accountecs tidrapportering är byggd utifrån hur en ekonomibyrå arbetar, paketerar och fakturerar sina tjänster. Tiden blir underlag för både fakturering och lön.

6. Accountec AI co-worker hjälper dig med det tidskrävande

Med Accountec AI co-worker får du en digital kollega. Du är experten, låt AI gör grovjobbet och det som tar tid. Den hjälper till med planering, budgetering och analys, svarar på regelfrågor med källhänvisning till bland annat Skatteverket och har agenter som arbetar i bakgrunden med avstämningar, löpande bokföring och bokslut. Du får information först när du behöver den. AI co-worker ersätter inte ditt arbete. Den ger dig tid över till det kunderna efterfrågar mest, nämligen rådgivning.

Checklista -så väljer du system för din byrå

Ta med dig de här frågorna när du jämför system, oavsett om du arbetar med redovisning, revision eller lön.

• Samlar systemet kunder, uppdrag, dokument, kommunikation och tid på ett ställe?
• Är all kundkommunikation och dokumentdelning GDPR-säker?
• Finns kundkännedom och screening mot PEP- och sanktionslistor i flödet, så att regelefterlevnaden inte blir ett separat jobb?
• Kan du behålla de system som fungerar idag och koppla ihop dem med portalen?
• Kan du börja med en del och bygga vidare i egen takt och välja själv om och när du vill använda AI?
• Ingår onboarding, utbildning och support och vad gäller kring bindningstid?
• Kan du prova med några av dina egna flöden innan du bestämmer dig?

Kom också ihåg att ett system är två saker - mjukvaran och rutinerna runt den. Byråer som är tydliga med sina nya rutiner, till exempel att all kundkommunikation går via portalen, får ut mest av bytet.

‍

Se hur det kan fungera för just din byrå

Du behöver inte bestämma dig för allt på en gång. Börja där det skaver mest, behåll de system som fungerar och bygg vidare i din egen takt. Vi finns med hela vägen - vårt säljteam hjälper dig att hitta rätt upplägg, vårt Customer Success-team ansvarar för onboarding och utbildning och supporten finns där när du har frågor.

Vill du se hur Accountec byråportal kan fungera för just din byrå? Boka en kostnadsfri demo så visar vi dig. Du får också prova Accountec gratis i 14 dagar, med några av dina egna flöden.