Vad är digital dokumenthantering för en redovisningsbyrå?
Enkel och GDPR-säker dokumenthantering
Att hantera och dela dokument ska vara enkelt, men framför allt säkert, då både du och dina kunder delar konfidentiell information med varandra. Med Accountec byråportal får du en dokumenthantering i världsklass.
Nya dokument
0
1
2
3
4
5
0
5
9
0
1
2
7
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Funktionalitet
Detta får du med vår dokumenthantering
Ladda upp & dela dokument
Dokumentdelning ska vara enkelt, men framför allt säker då du och dina kunder delar konfidentiell information med varandra. I vår GDPR-säkra miljö kan du enkelt ladda upp och skicka dokument till kunden utan att oroa dig för att det försvinner i mailkorgen.
Smidig arkivering
När du delar dokument med kunden och om kunden delar dokument med dig, har ni en gemensam yta där alla dokument enkelt och smidigt kan arkiveras.
Användarroller
Du kan enkelt ge tillgång till mappar på ett sätt som passar din byrå bäst. Sätt upp regler på hur mappar och dokument ska delas både internt och externt.
Mappstruktur
Din byrås mappstruktur är viktig och kanske svår att ändra på. Kopiera enkelt din existerande mappstruktur in i portalen och behåll din egen struktur. Smidigt tycker vi.
Dokumenthantering med notiser i realtid
Oavsett om du delar dokument med kunden eller om kunden delar dokument med dig, så kommer det alltid en notis i både via mail och i portalen.
Sparas i loggboken
Så snart du delat ett dokument med kunden så loggas allt i loggboken. På så sätt kan du enkelt gå in och titta vad som delats med kunden.
Obgränsat med utrymme
Du behöver aldrig oroa dig för att dina filer tar upp för mycket plats. I portalen har du som byrå obgränsat med utrymme. Maxstorlek på en fil är på 100mb.
Funktionalitet
Det ska kännas tryggt att dela dokument mellan byrån och byråns kunder
Dokumenthantering ska vara enkelt, men framför allt ska det vara säkert då du som oftast skickar konfidentiell information. I vår GDPR-säkra miljö kan du enkelt ladda upp och skicka dokument till kunden utan att oroa dig för att det försvinner i mailkorgen.
Skapa din egen mappstruktur efter behov
Begränsa tillgång både internt och externt
GDPR-säker dokumenthantering
Tryggt och GDPR-säkert
Genom att förflytta din verksamhet in i Accountec byråportal säkerställer du att all kundkommunikation, delning av dokument och annat viktigt sker tryggt och säkert i enlighet med EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation, GDPR.
Bloggartikel
Därför behöver du som redovisningsbyrå en trygg och säker dokumenthantering
Årsredovisningar, deklarationer och löneunderlag hör till byråns mest känsliga uppgifter, men skickas fortfarande ofta som vanliga mejlbilagor. Det kostar tid, ger dålig spårbarhet och skapar onödig risk. Vi går igenom vad GDPR och bokföringslagen innebär för din byrå och hur en trygg dokumenthantering ger dig ordning, kontroll och mer tid över till kunderna.
En väldigt omtyckt produkt
Accountec har hjälpt oss att skapa struktur och kontroll i en snabbt växande verksamhet, vilket är avgörande för att kunna leverera hög kvalitet och
upprätthålla kundnöjdhet.
upprätthålla kundnöjdhet.
Accountec är navet. Det är här vi sammankopplar allt vi gör. Det är vårt byråstöd och CRM-system. Vi börjar dagen med att logga in i Accountec för att hålla koll på dagens alla aktiviteter.
I översikten kan vi enkelt ta ut snygga följebrev och K10-blanketter och skicka filer direkt till Skatteverket. Tidigare har vi jobbat i efterhand och nu kan vi jobba mer i nutid. Stor skillnad! Vi kommer troligen att spara in minst två arbetsveckor om inte mer tills nästa års K10-arbete.
Styrkan med Accountec är kommunikation, såväl internt på byrån som externt mot kund. Den är effektiv, trygg och framför allt GDPR-säker. Den fyller en lucka vi saknat på Talenom Payroll tidigare. Pusselbiten för ökad produktivitet är på plats, säger Mats.
Jag kan starkt rekommendera Accountec's resursplanering. Den är väldigt enkel att sätta upp - kan jag så kan alla! Du behöver inte som byrå lägga ner så mycket tid för att få det att snurra och den ger också jättebra uppföljning.
När ärendet kommer in via portalen kan alla anställda på byrån se det och den som är ansvarig plockar upp det. Är den personen borta kan någon annan ta det. Det fastnar inte i någons inkorg och det blir mindre som faller mellan stolarna, både hos byrå och hos kund.
För de som vill jobba med best-in-breed-system på marknaden är Accountec optimalt. Accountec sammanfogar hela ekosystemet av applikationer och verktyg till en harmoniserad, sammankopplad lösning. Och dessutom är de superhärliga att ha att göra med.
Accountec har hjälpt oss att säkerställa efterlevnaden i våra KYC-processer på ett effektivt sätt och har fungerat som ett nav för att samla kundinformation samt kundkommunikation kring både redovisning och revision.
Från Time System sida är vi verkligen glada över det samarbete vi har med Accountec. Det öppna och prestigelösa arbetsklimatet gör det enkelt att hela tiden ta fram nya lösningar som ytterligare stärker och förenklar de viktigaste processerna.
Vanliga frågor om dokumenthantering
Här har vi samlat vanliga frågor om dokumenthantering.
Digital dokumenthantering innebär att byråns och kundernas underlag laddas upp, arkiveras och delas i ett system istället för via mejl och lokala mappar. Dokumenten ligger kopplade till rätt kund och uppdrag, är sökbara och åtkomliga för både byrån och kunden.
Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?
Räkenskapsinformation ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen (1999:1078). För ett brutet räkenskapsår som slutar 30 juni innebär det i praktiken sju år och sex månader.
Får vi spara underlag i ett annat format än originalet?
Sedan bokföringslagen ändrades den 1 juli 2024 är det tillåtet att bevara räkenskapsinformation i ett annat format än det ursprungliga. Ett pappersunderlag som skannats in behöver alltså inte längre sparas i original, förutsatt att informationen bevaras varaktigt och är läsbar.
Kan vi dela dokument med kunden utan att mejla dem?
Ja. Kunden når sina dokument genom byråns kundportal och laddar upp nya där. Det tar bort både mejlbilagor och risken att känsliga underlag ligger kvar i inkorgar hos personer som inte längre ska ha dem.
Vad skiljer det från Google Drive, SharePoint eller Dropbox?
En generell fillagring saknar kopplingen till kund, uppdrag och behörighet som en byrå behöver, och kräver att någon bygger och underhåller mappstrukturen. Accountecs dokumenthantering är byggd enbart för ekonomibyråer, med dokumenten kopplade till rätt kund och uppdrag från början.