Vad är ärendehantering för en redovisningsbyrå?
En trygg och säker kommunikation med dina kunder
Oavsett om du arbetar med kundkännedom, dokumenthantering eller uppdragsbrev, så går det mesta via vår ärendehantering - navet i byråportalen.
Öppna ärenden
0
1
2
3
4
5
1
5
9
0
1
2
4
1
2
3
4
5
6
7
8
9
+
Funktionalitet
Detta får du med vår ärendehantering
Navet i byråportalen
Ärendehanteringen är navet i Accountec byråportal. Det är här du kommunicerar med kund, oavsett om du vill dela dokument, attestera eller signera uppdragsbrev och årshandlingar.
Missa aldrig en deadline
När du skapar ett ärende kan du enkelt lägga till en deadline. Två dagar innan deadline och fram till slutfört arbete skickas påminnelser via e-post till kunden.
Ärendehantering med notiser i realtid
Så snart någon av dina kunder svarar eller hanterar ett ärende får du notiser både via mail och i portalen. På så sätt har du bra koll på dina kunder.
Ärendetyper & mallar
När du skapar ett ärende börjar du alltid med att välja en ärendetyp, därefter kan du välja mallar som byråportalen skapat åt dig eller dina egna som du skapat själv.
Besvara & kommentera
I ett pågående ärende kan du enkelt svara en kund och kommentera internt, en bra funktion för dig som har flera konsulter på samma kund.
Tydlig översikt
Har du många kunder och ännu fler ärenden skapade samtidigt har du tillgång till en bra och tydlig översikt. Som byråägare kan du se samtliga pågående ärenden.
Tryggt och GDPR-säkert
Genom att förflytta din verksamhet in i Accountec byråportal säkerställer du att all kundkommunikation, delning av dokument och annat viktigt sker tryggt och säkert i enlighet med EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation, GDPR.
Funktionalitet
Som att skicka mail, fast säkrare och anpassat för branschen
Vår ärendehantering fungerar ungefär på samma sätt som att skicka mail, fast mycket smartare och anpassat för branschen - dessutom tryggt och GDPR-säkert.
Få tillgång till ett bibliotek av branschanpassade mallar
Kommentera ärendet internt med dina kollegor
Håll dig uppdaterad med notiser i realtid
Prova Accountec gratis i 14 dagar
Boka en kostnadsfri demo så får du testa Accountec helt kostnadsfritt.
Bloggartikel
5 anledningar till att din byrå behöver en ärendehantering
Frågor som ska besvaras, underlag som ska samlas in och avtal som väntar på signering. När kundkommunikationen ligger utspridd i mejlkorgar är det lätt att något faller mellan stolarna. Vi listar fem anledningar till varför en ärendehantering ger din byrå bättre ordning, tryggare dialog och koll på varje deadline - och varför dina kunder kommer att märka skillnaden.
En väldigt omtyckt produkt
Accountec har hjälpt oss att skapa struktur och kontroll i en snabbt växande verksamhet, vilket är avgörande för att kunna leverera hög kvalitet och
upprätthålla kundnöjdhet.
upprätthålla kundnöjdhet.
Accountec är navet. Det är här vi sammankopplar allt vi gör. Det är vårt byråstöd och CRM-system. Vi börjar dagen med att logga in i Accountec för att hålla koll på dagens alla aktiviteter.
I översikten kan vi enkelt ta ut snygga följebrev och K10-blanketter och skicka filer direkt till Skatteverket. Tidigare har vi jobbat i efterhand och nu kan vi jobba mer i nutid. Stor skillnad! Vi kommer troligen att spara in minst två arbetsveckor om inte mer tills nästa års K10-arbete.
Styrkan med Accountec är kommunikation, såväl internt på byrån som externt mot kund. Den är effektiv, trygg och framför allt GDPR-säker. Den fyller en lucka vi saknat på Talenom Payroll tidigare. Pusselbiten för ökad produktivitet är på plats, säger Mats.
Jag kan starkt rekommendera Accountec's resursplanering. Den är väldigt enkel att sätta upp - kan jag så kan alla! Du behöver inte som byrå lägga ner så mycket tid för att få det att snurra och den ger också jättebra uppföljning.
När ärendet kommer in via portalen kan alla anställda på byrån se det och den som är ansvarig plockar upp det. Är den personen borta kan någon annan ta det. Det fastnar inte i någons inkorg och det blir mindre som faller mellan stolarna, både hos byrå och hos kund.
För de som vill jobba med best-in-breed-system på marknaden är Accountec optimalt. Accountec sammanfogar hela ekosystemet av applikationer och verktyg till en harmoniserad, sammankopplad lösning. Och dessutom är de superhärliga att ha att göra med.
Accountec har hjälpt oss att säkerställa efterlevnaden i våra KYC-processer på ett effektivt sätt och har fungerat som ett nav för att samla kundinformation samt kundkommunikation kring både redovisning och revision.
Från Time System sida är vi verkligen glada över det samarbete vi har med Accountec. Det öppna och prestigelösa arbetsklimatet gör det enkelt att hela tiden ta fram nya lösningar som ytterligare stärker och förenklar de viktigaste processerna.
Vanliga frågor om ärendehantering
Här har vi samlat vanliga frågor om vår ärendehantering.
Ärendehantering samlar all kommunikation mellan byrån och kunden i ett gemensamt flöde istället för i enskilda mejlkorgar. Varje fråga blir ett ärende som är kopplat till rätt kund, har en ansvarig och en status. Hela byrån ser vad som pågår, och inget fastnar hos en enskild konsult.
Varför räcker inte mail?
Mail saknar tre saker en byrå behöver: spårbarhet, delat ägarskap och kontroll över var personuppgifter hamnar. Kunduppgifter som skickas i mail sprids till flera inkorgar och blir svåra att radera eller redovisa vid en förfrågan. I ett ärendesystem ligger dialogen kvar hos kunden, i en GDPR-säker miljö.
Kan vi använda ett vanligt ärendehanteringssystem, som Zendesk eller Freshdesk?
Det går, men de är byggda för supportorganisationer, inte för byråer. De saknar kopplingen till kunduppdrag, uppgifter och dokumentation som ett redovisningsuppdrag kräver. Accountecs ärendehantering är byggd enbart för ekonomibyråer, vilket betyder att varje ärende hänger ihop med rätt kund, uppdrag och underlag.
Vad händer med ärenden när en konsult är sjuk eller slutar?
De ligger kvar i byråns flöde och kan plockas upp av vem som helst med behörighet. Det är den största praktiska skillnaden mot mail, där kundens fråga blir otillgänglig så fort en person är borta. Kunden märker aldrig av bytet.
Hur hänger ärendehantering ihop med Rex och Reko?
Båda branschstandarderna förutsätter att uppdraget går att följa i efterhand. När dialogen med kunden ligger samlad per uppdrag uppstår den dokumentationen automatiskt, istället för att behöva sökas fram ur mailkorgar inför en kvalitetskontroll.