Tänk på hur stor del av arbetsdagen som går åt till dina kunder -frågor, underlag, påminnelser och avtal som ska signeras. När allt sker i mejlkorgar och chattar är det lätt att något försvinner i mängden, hos dig eller hos kunden.
I Accountec byråportal är ärendehanteringen navet. Nästan allt du gör i produkten går via ett ärende, oavsett om du ska skicka information, samla in dokument och underlag, genomföra kundkännedom eller skicka ett uppdragsbrev för signering. All kommunikation med kunden samlas på ett ställe, kopplad till rätt kund och med full spårbarhet. Ett ärende fungerar ungefär som ett mejl, fast mycket smartare, anpassat för branschen och dessutom GDPR-säkert.
Här är fem anledningar till att en ärendehantering byggd för ekonomibyråer lönar sig
- Inget fastnar i en inkorg
Med ärendehantering blir varje fråga ett ärende med en ansvarig, en status och en tydlig historik. Ärendet ligger i byråns gemensamma flöde, inte i en enskild persons mejlkorg. Är konsulten sjuk eller slutar kan någon annan ta över direkt, och kunden märker aldrig av bytet.
- Deadlines du inte missar
När du skapar ett ärende lägger du enkelt till en deadline. Två dagar innan, och fram till att arbetet är slutfört, skickas påminnelser till kunden via e-post. Då slipper du jaga underlag manuellt, och kunden får hjälp att komma ihåg det som är viktigt.
- Tryggt och GDPR-säkert
Personuppgifter som skickas i mejl sprids till flera inkorgar och blir svåra att radera eller redovisa om någon frågar efter dem. I ett ärendesystem ligger dialogen kvar hos kunden, i en GDPR-säker miljö. Du delar dokument, attesterar och skickar uppdragsbrev för signering på samma ställe, utan att tumma på tryggheten.
- Full överblick och dokumentation på köpet
Som byråägare ser du alla pågående ärenden i en gemensam vy: vad som är klart, vad som väntar på svar och vad som har en deadline som närmar sig. Notiser i realtid och interna kommentarer håller hela teamet uppdaterat. Samtidigt skapas dokumentationen av uppdraget av sig själv, något som är värdefullt när du ska följa upp enligt Rex och Reko eller förbereda en kvalitetskontroll.
- Ett professionellt intryck som kunderna märker
För kunden är en strukturerad ärendehantering ett kvitto på att du tar deras ärenden på allvar. De vet var de ska svara, får påminnelser och kan se status på det som pågår. Med ärendetyper och färdiga mallar, antingen de som byråportalen tagit fram eller dina egna, går dessutom varje nytt ärende snabbare att skapa.
Sammanfattningsvis ger en ärendehantering dig en plats där all kundkommunikation samlas, i stället för att den ligger utspridd i mejlkorgar och chattar. Inget fastnar hos en enskild konsult, deadlines bevakas med automatiska påminnelser, dialogen sker i en GDPR-säker miljö, du får överblick över byråns alla ärenden och kunderna möts av ett professionellt arbetssätt.
Ärendehantering handlar inte om att ersätta det personliga mötet. Den ger dig ordning och kontroll så att tiden kan läggas där den gör mest nytta, hos kunden. Och eftersom ärendehanteringen är navet i Accountec byråportal, där information, dokumentinsamling, kundkännedom och uppdragsbrev alla går via ärenden, bygger du samtidigt ett arbetssätt som hänger ihop från start till mål.
Vill du se hur navet i byråportalen fungerar i praktiken? Boka en kostnadsfri demo så visar vi dig.
