Varför känns det så tungt att byta system?
Det finns en enkel förklaring till varför det känns så tungt att byta system - vi människor väger det vi riskerar att förlora tyngre, än det vi kan vinna. Det nuvarande systemet är bekant. Du vet var allt ligger, även om det ligger på fem olika ställen. Ett nytt system innebär något okänt, och det okända känns alltid större än det är.
Till det kommer byråns verklighet. Det finns sällan en lugn period. När deklarationerna är klara väntar bokslut, och när boksluten är klara är det dags för nästa momsperiod. Därför blir det lätt så att bytet hela tiden skjuts fram till "när det lugnar ner sig" - ett läge som sällan kommer.
Det är helt naturligt. Men det betyder också att beslutet ofta fattas utifrån känslan av ett byte, inte utifrån vad bytet faktiskt innebär.
Vad kostar det att inte byta?
Att stå still känns gratis. Men det är det sällan. Harvard Business Review har undersökt hur mycket tid som går åt till att hoppa mellan olika program. Forskarna kom fram till att medarbetarna lade knappt fyra timmar i veckan bara på att ställa om sig efter att ha bytt applikation - vilket motsvarar ungefär fem arbetsveckor, eller nio procent av arbetstiden, på ett år.
Gör vi ett räkneexempel för en byrå blir det tydligt:
En byrå med sex konsulter där varje person tappar tre timmar i veckan på att leta underlag, hoppa mellan system och jaga svar i mejlen, förlorar 18 timmar i veckan. Med årets alla arbetsveckor blir det drygt 800 timmar per år. Med ett timpris på 650 kronor motsvarar det över 500 000 kronor – varje år.
Siffrorna i exemplet är förstås en uppskattning, och alla timmar går inte att debitera. Men poängen håller - kostnaden för att låta bli syns inte på någon faktura, men den finns där i form av övertid, stress och rådgivning som aldrig blir av. Vill du räkna på din egen byrå kan du testa vår intäktskalkylator.
Lägg till att det är svårt att rekrytera – Srf konsulterna varnar för en växande kompetensbrist i branschen – och frågan blir snarare - har vi råd att inte frigöra tid åt de medarbetare vi redan har?
Sex vanliga farhågor - och hur det ser ut i verkligheten
- Vi har inte tid just nu
Det perfekta läget kommer sällan. Därför är det smartare att planera bytet än att vänta på det. Välj en period som är lite lugnare för just er byrå, och börja med en del i taget. Många byråer börjar exempelvis med ärendehantering och kundkommunikation, och bygger sedan vidare med uppgifter, resursplanering och tid. MoneyWise är ett bra exempel – deras resa med Accountec började med ärendehanteringen, och efter hand kom uppdragsbrev, kundkännedom och uppgifter till. Du behöver alltså inte avsätta en månad där allt annat står still. Du behöver avsätta tid för första steget.
- Vi måste byta ut alla våra system
Nej, det behöver du inte. Det här är kanske den största missuppfattningen. Med Accountec behåller du de system som fungerar och kopplar ihop dem via portalen. “Fungerar ett system bra idag? Behåll det.” – så enkelt är det. Accountec integrerar med branschens vanligaste system, som Fortnox, Spiris, Bjorn Lunden, Procountor, Mynt, Reda, Findity och Oxceed. Ett byte till Accountec handlar alltså inte om att riva upp allt, utan om att få det du redan har att hänga ihop.
- Det blir för dyrt
Hos oss finns ingen uppstartskostnad, onboarding och utbildning ingår och den tekniska supporten är fri. Vi har heller inga långa bindningstider. Du betarar för det du använder, och om du har många kunder tar vi fram en anpassad plan. Se våra priser.
- Medarbetarna kommer inte vilja lära sig något nytt
Det är en rimlig oro – ett system är bara så bra som det används. Därför har vi lagt mycket fokus på att portalen ska vara enkel att komma igång med, och utbildning ingår för hela byrån. Jessika Kamblad på Lavendo Consulting sammanfattar det bra om resursplaneringen: “kan jag så kan alla!” Ett tips är att utse en eller två personer på byrån som får vara drivande i bytet. De blir naturliga ambassadörer och den som kollegorna frågar först.
- Kunderna kommer tycka det är jobbigt
Ofta blir det tvärtom. Med en kundportal i byråns egen grafiska profil får kunderna en enda inloggning där de hittar dokument, kommunikation och sina andra system. På DigiM Redovisning upplever de att de flesta kunder tycker det är skönt att slippa byråns mejl i inkorgen och istället ha allt om företagets ekonomi samlat på ett ställe. Ett bra sätt att göra övergången smidig är att berätta varför ni byter, visa hur det fungerar – gärna med en kort instruktionsvideo – och vara tydlig med att det nya sättet är vägen in till byrån framöver.
- Vad händer med all vår data?
Här ska vi vara ärliga: om mycket information ska flyttas från andra system tar det lite mer tid än att starta från noll. Men det är hanterbart, och det blir enklare än många tror. Kundregistret hämtar aktuell information direkt från Bolagsverket, så du behöver inte knappa in grunduppgifterna för hand. Alexander Malmström på DigiM säger att det kan ta lite tid när data ska föras över från andra system, “men det är ändå ljusår från hur det var tidigare”.
Vi går igenom tillsammans med dig vad som behöver flyttas, och i vilken ordning, så att ingenting tappas bort på vägen.
Så går ett systembyte till - steg för steg
Ett systembyte blir mycket mindre skrämmande när du ser det som en serie små steg. Så här brukar det se ut när en byrå går över till Accountec byråportal.
- Steg 1: Kartlägg nuläget.
Skriv ner vilka system byrån använder i dag, vad varje system används till och var det skaver mest. Är det mejlkorgen? Deadlines som missas? Kundkännedomen? Det som skaver mest är ofta det bästa stället att börja.
- Steg 2: Bestäm vad som ska in i navet först.
Välj en eller två delar att börja med, till exempel ärendehantering och dokumenthantering. Bestäm också vilka befintliga system ni ska koppla på.
- Steg 3: Testa innan du bestämmer dig.
Du kan prova Accountec gratis i 14 dagar och känna och klämma på alla funktioner. Använd tiden till att testa på riktigt med några av era egna flöden.
Steg 4: Onboarding och utbildning – tillsammans med oss.
Här sätter vi upp portalen utifrån hur just er byrå arbetar: kundregister, uppgifter, mallar för uppdragsbrev, integrationer och kundportalens utseende. Hela byrån får utbildning så att alla känner sig trygga.
Steg 5: Bjud in kunderna.
När byrån är redo bjuder ni in kunderna till portalen. Börja gärna med en mindre grupp, lär er av deras frågor och ta sedan resten. Vi har skrivit mer om hur du kommer igång med samarbetet med nya kunder.
Steg 6: Följ upp och bygg vidare.
När grunden sitter kan ni ta nästa steg: resursplanering, tidrapportering, kundkännedom och AI co-worker. Följ upp vad som fungerar och justera rutinerna längs vägen.
Checklista inför ditt systembyte
Innan du sätter igång kan det vara bra att ha svar på några frågor:
- Vilka system ska vi behålla, och vilka kan vi ersätta?
- Vad vill vi att bytet ska leda till? (Färre mejl, inga missade deadlines, bättre överblick?)
- Vem på byrån är ansvarig för bytet?
- Vilken period passar bäst för att börja?
- Hur och när berättar vi för kunderna?
- Vilka nya rutiner behöver vi, till exempel att all kundkommunikation ska gå via portalen?
Den sista punkten är viktigare än man kan tro. Alexander på DigiM brukar påpeka att ett system är två saker: programvaran, och rutinerna runt den. Byråer som är tydliga med sina nya rutiner – till exempel att alla ärenden ska gå via portalen – får ut mest av bytet.
Det kräver en insats – men den lönar sig
Vi vill inte påstå att ett systembyte sker av sig själv. Det kräver tid, engagemang och lite tålamod de första veckorna. Jessica Fussey på MoneyWise berättar att det var en del jobb i början med att sätta upp allt, men att det nu fungerar så bra – och att uppdragsbreven, som tidigare krånglade i Excel, har blivit så mycket enklare.
Det är precis så det brukar se ut. Insatsen kommer i början, och vinsten kommer sedan – varje dag, vecka, månad och år. Några exempel från våra kunder:
- DigiM Redovisning var klara med alla deklarationer den 15 mars och ägaren kunde ta en veckas semester mitt i bokslutsperioden. Läs caset.
- ELT Ekonomikonsult räknar med att spara minst två arbetsveckor på nästa års K10-arbete. Läs caset.
- MoneyWise har fått struktur och kontroll i en snabbt växande verksamhet – även när någon är sjuk eller borta. Läs caset.
Frigjorda timmar kan användas till det du och kunderna vill ha mer av: rådgivning, analys, fler kunder – eller helt enkelt mindre övertid.
Vi är med dig hela vägen
Det viktigaste vi vill att du tar med dig är att du inte gör bytet ensam. Från första demo till att byrån och kunderna är igång har du oss vid din sida. Vårt säljteam hjälper dig att hitta rätt upplägg, vårt Customer Success-team ansvarar för onboarding och utbildning, och vår support finns där när du har frågor – utan extra kostnad.
Vi vet att byråer har fullt upp, och att ett systembyte är en stor sak. Därför anpassar vi takten efter er, inte tvärtom.
