Som redovisningsbyrå hanterar du varje dag några av dina kunders mest konfidentiella uppgifter: årsredovisningar, deklarationer, löneunderlag, fullmakter, avtal m.m. Ändå skickas många av dem fortfarande som bilagor i vanliga mejl och hamnar i inkorgar, nedladdningsmappar och på lokala hårddiskar. Det fungerar, tills det inte gör det. Tänk om du istället hade en plats där varje dokument alltid ligger rätt, bara är åtkomligt för rätt person och går att spåra i efterhand? Det är precis vad en trygg dokumenthantering ger dig.
Problemet är inte dokumenten – det är vägen de tar
Ett dokument som skickas via vanlig e-post är ett dokument du tappar kontrollen över. Det kan hamna hos fel mottagare, försvinna bland andra mejl eller ligga kvar hos någon som inte längre ska ha tillgång. Sedan GDPR trädde i kraft ingår dessutom hur du delar personuppgifter i ditt ansvar som byrå, och känsliga filer som mejlbilagor uppfyller i de flesta fall inte de krav som ställs.
Konsekvenserna märks i vardagen:
- Tid som går åt till att leta
Vilken version är egentligen den senaste? Minuterna du lägger på att leta filer och be kunder skicka om blir snabbt till timmar varje vecka. - Bristande spårbarhet
Det är svårt att veta vem som har tagit del av ett dokument, och när det skedde. - Utspridda arkiv
Underlag som ligger i mejl, delade enheter och lokala mappar gör det svårt att leva upp till reglerna om bevarande. Räkenskapsinformation ska sparas i sju år enligt bokföringslagen. - Risk för oönskad åtkomst
Utan tydliga regler för vem som ser vad blir det lätt att fler har tillgång än vad som är tänkt, både internt och externt.
Därför gör en strukturerad dokumenthantering skillnad
En strukturerad dokumenthantering handlar om mer än att ha ett ställe att spara filer på. Det handlar om ordning, spårbarhet och trygghet, för både byrån och kunden. Dokumenten ligger kopplade till rätt kund och uppdrag, ni har en gemensam yta för allt som delas åt båda håll, och alla vet var senaste versionen finns. Sedan bokföringslagen ändrades den 1 juli 2024 får du dessutom bevara underlag i ett annat format än originalet. Ett inskannat pappersunderlag behöver alltså inte sparas i original, så länge informationen bevaras varaktigt och är läsbar.
Det är den typen av dokumenthantering vi har byggt i Accountec byråportal, enbart för ekonomibyråer. Du laddar upp och delar dokument i en GDPR-säker miljö, och kunden når sina filer via er kundportal istället för via mejlbilagor. Du kopierar enkelt in din befintliga mappstruktur och behåller ditt eget sätt att arbeta, och med användarroller bestämmer du vem som får se vad. Både du och kunden får notiser i realtid via mejl och i portalen, och allt som delas sparas i loggboken. Du har dessutom obegränsat med utrymme, med filer upp till 100 MB.
Resultatet blir en byrå med bättre kontroll, mindre jakt på filer och ett professionellt arbetssätt som dina kunder märker och uppskattar. En byrå som har koll på sina dokument har helt enkelt koll på sina kunder.
Vill du se hur det fungerar i praktiken? Boka en kostnadsfri demo så visar vi dig.
